به گزارش اتحاد ما، در فرآیند تبدیل املاک قولنامه ای به املاک دارای سند رسمی، یکی از مفاهیم بسیار مهم و حیاتی که متقاضیان با آن مواجه می شوند، «مادر سند» یا همان «بنچاق» است. مادر سند در واقع مدرک مالکیت رسمی اولین مالکی است که پلاک ثبتی مورد نظر به نام او ثبت شده است. برای اینکه زنجیره انتقال مالکیت از مالک اولیه تا مالک فعلی به درستی احراز شود، ارائه این مدرک الزامی است؛ زیرا صرف داشتن قولنامه های عادی برای اثبات مالکیت کافی نیست و باید سابقه معاملات تا رسیدن به اولین مالک رسمی مشخص گردد.
اداره ثبت برای صدور رأی در مورد وضعیت ثبتی اراضی و ساختمان های فاقد سند رسمی، نیاز دارد تا سلسله معاملاتی ملک را بررسی کند. اگر مدارک موجود نتواند مالک اصلی را شناسایی کند، اداره ثبت درخواست ارائه مادر سند را خواهد داشت. با این حال، در صورت عدم دسترسی به این مدرک، متقاضیان می توانند از طریق معرفی مالک اولیه با استفاده از استشهادیه محلی و تایید مطلعین محلی، مسیر بررسی پرونده را ادامه دهند. متخصصان توصیه می کنند متقاضیان پیش از مراجعه به مراجع قانونی، تمامی اسناد و قولنامه های مربوط به سابقه ملک را جمع آوری کرده و هویت مالک اصلی را مشخص کنند تا روند اداری با سرعت بیشتری طی شود.