شکاف زمانی میان گردش اطلاعات در شبکههای اجتماعی و تأییدیههای اداری، نهادهای اجرایی را ناگزیر به گذار از الگوهای سنتی اطلاعرسانی به سوی مدیریت هوشمند رسانهای و مبتنی بر فناوری کرده است. به گزارش اتحاد ما، در دنیای کنونی، فاصله زمانی میان وقوع یک رخداد تا بازتاب گسترده آن در افکار عمومی تقریبا به صفر رسیده است. این دگرگونی بنیادین، دستگاههای اجرایی و قضایی را با موقعیتی پیچیده و بیسابقه روبهرو ساخته است؛ از یکسو لزوم حفظ دقت، رعایت ملاحظات حقوقی و اخذ تأییدیههای رسمی پیش از انتشار اخبار، سرعت پاسخگویی دستگاهها را محدود میکند و از سوی دیگر، جامعه در بسترهای غیررسمی، پیگیر روایتهای لحظهای و بیواسطه است. این شکاف زمانی، بزرگترین چالش پیش روی نهادهایی محسوب میشود که مستقیما عهدهدار برقراری امنیت و اجرای عدالت هستند.
در چنین فضایی، رویکرد مدیران نسبت به مدیریت این چالش رسانهای، نقشی محوری در حفظ مرجعیت خبری، میزان نفوذ پیام و تقویت اعتماد عمومی نسبت به سازمان ایفا میکند.
رضا ذوالفعلینژاد، مدیرکل زندانها و اقدامات تأمینی و تربیتی استان کرمان—که اخیرا در گردهمایی مسئولان روابط عمومی و فرهنگی دادگستری کل استان کرمان بهواسطه عملکرد مؤثر و امیدآفرین در عرصه رسانه، بهعنوان مدیر حامی روابط عمومی معرفی و تجلیل شد—معتقد است راهبری سازمانها در عصر حاضر بدون شناخت دقیق سازوکارهای رسانهای امکانپذیر نیست.
واکاوی دیدگاههای وی نشان میدهد که راهکار برونرفت از این تنگنا، محدودسازی جریان اطلاعات نیست، بلکه در گرو بازتعریف نقشها و فرآیندهای درونسازمانی است. او بهجای اتکا به شیوههای سنتی اطلاعرسانی، بر شکلگیری چرخهای پویا و هوشمند در روابط عمومی تأکید دارد؛ چرخهای که ضمن التزام به موازین حرفهای و قانونی، بتواند در خط مقدم مدیریت افکار عمومی نقشی فعال و مؤثر ایفا کند. در ادامه، ابعاد این رویکرد در گفتوگو با وی تبیین شده است.
تبیین راهکارهای تحقق مدیریت هوشمند رسانهای و بهرهگیری از هوش مصنوعی در روابط عمومی دستگاهها
چالش تضاد سرعت و اصالت در انتشار اطلاعات
نخستین مانع در مسیر اطلاعرسانی هدفمند، کندی فرآیندهای اداری در مقایسه با سرعت گردش اطلاعات در شبکههای اجتماعی است. مدیرکل زندانهای استان کرمان در این زمینه تأکید کرد: «مهمترین چالش پیش روی روابط عمومیها در عصر حاضر، شکاف میان سرعت سرسامآور انتشار اخبار در فضای مجازی و فرآیندهای رسمی، سلسلهمراتبی و حقوقی برای تأیید و انتشار اطلاعات به شمار میرود. امروزه دادهها و شایعات در کوتاهترین زمان ممکن در سطح جامعه بازنشر میشوند، در حالی که ساختارهای روابط عمومی برای ارائه اخبار متقن و مستند ناگزیر به اخذ مجوزها و طی مراحل قانونی هستند؛ فاصلهای زمانی که گاه هدایت و مدیریت افکار عمومی را با چالشهای جدی مواجه میسازد.»
وی با اشاره به اینکه پیشرفتهای فناورانه میتواند اهرمی تحولآفرین باشد، یادآور شد: «در نقطه مقابل، گسترش فناوریهای نوین ارتباطی، شبکههای اجتماعی و ابزارهای رسانهای مدرن بستری کمنظیر برای برقراری پیوند بیواسطه با مخاطبان و تبیین شفاف عملکرد دستگاهها فراهم آورده است. هر اندازه نهادهای ارتباطی و روابط عمومی از دانش روز، کارشناسان متخصص و فناوریهای نوین بهرهمند شوند، توانایی بیشتری در تبدیل این تهدیدها به فرصت خواهند داشت.»
الگوی حمایت مدیریتی؛ از تصمیمسازی تا اجرا
دگرگونی الگوهای اطلاعرسانی سنتی بدون پشتیبانی مستقیم و همهجانبه سطوح مدیریتی میسر نخواهد بود. ذوالفعلینژاد در تشریح این مؤلفه کلیدی اظهار کرد: «بنیادینترین حمایت مدیران از ساختار روابط عمومی، باور عمیق به جایگاه استراتژیک و راهبردی این حوزه است. مشارکت فعال و مؤثر روابط عمومی در فرآیندهای تصمیمگیری سازمانی و دسترسی بهموقع به دادههای دقیق، تضمینکننده تبیین شایسته دستاوردها و خنثیسازی زودهنگام بحرانهای رسانهای است.»
وی افزود: «مدیران ارشد ملزم به بسترسازی برای آموزش مستمر کارکنان، تجهیز سختافزاری و نرمافزاری به فناوریهای پیشرفته و فراهم کردن زیرساختهای لازم هستند. افزون بر این، هماهنگی و همافزایی همهجانبه دوایر سازمانی با روابط عمومی در فرآیند تولید و انتشار پیام، نقشی تعیینکننده در تقویت شاخصهای سرعت و صحت ایفا میکند. بهرهگیری از نقش مشورتی کارشناسان رسانه و اعتماد به بینش تخصصی آنان، اثربخشی برنامهها را بهطور ملموس ارتقا بخشیده و سرمایه اجتماعی سازمان را تقویت خواهد کرد.»
گذار به مدیریت هوشمند رسانهای و تحلیل دادههای افکار عمومی
بخش دیگری از این دگرگونی، معطوف به تغییر ساختاری و مفهومی ابزارهای ارتباطی است. مدیرکل زندانها و اقدامات تأمینی و تربیتی استان کرمان تصریح کرد: «پیدایش بسترهای نوین رسانهای، شیوه عمل روابط عمومیها را متحول کرده است؛ دسترسی مستقیم و فراگیر به عموم جامعه، تسریع در فرآیند انتقال پیام و امکان سنجش فوری بازخوردها، افقهای تازهای از کارآمدی را پیش روی متولیان رسانه گشوده است.»
وی با تأکید بر بهکارگیری ابزارهای مبتنی بر هوش مصنوعی بیان کرد: «نقطه عطف استفاده از این ابزارها، شفافسازی کارکردها، تعمیق ارتباط با جامعه هدف و رصد دقیق و سیستماتیک افکار عمومی است. پیادهسازی مدیریت هوشمند رسانهای و تلفیق هوش مصنوعی با تولید محتوای چندرسانهای، ضریب نفوذ پیام را ارتقا بخشیده و به درک واقعبینانهتر مطالبات مخاطبان کمک شایانی میکند. یک روابط عمومی پیشرو همواره میان سه مؤلفه سرعت، دقت و اعتمادسازی پیوندی پایدار ایجاد کرده و ابزارها را در خدمت تعامل کارآمد با مردم قرار میدهد.»
شفافیت بهمثابه ابزار راهبردی
در جمعبندی نهایی، رویکرد کلان سازمان بر تعامل دوطرفه و مشارکتمحور استوار است. ذوالفعلینژاد با تبیین این جهتگیری راهبردی عنوان کرد: «تعامل سازنده با تمامی ذینفعان بر مبنای شفافیت، پاسخگویی مداوم و گفتوگوی پویا پیریزی شده است. تمامی بخشهای درگیر، از جمله کارکنان، خانوادههای مددجویان، رسانهها، نیکوکاران و اقشار مختلف مردم، سهمی غیرقابل انکار در تحقق رسالتهای سازمانی دارند؛ از این رو تقویت کانالهای ارتباطی دوطرفه و توجه به مطالبات آنان، بستر اعتماد متقابل و مشارکت جمعی را تحکیم میبخشد.»
وی در پایان با تأکید بر استمرار این پویایی حرفهای خاطرنشان کرد: «فعالان حوزه رسانه و روابط عمومی باید همگام با تحولات شتابان فناوری، سطح دانش و مهارتهای تخصصی خود را ارتقا داده و ضمن بهکارگیری راهکارهای نوین، اصول بنیادین این حرفه از جمله صداقت، سرعت، دقت و مسئولیتپذیری اخلاقی در امر اطلاعرسانی را همواره سرلوحه کار خود قرار دهند.»